El Alcance

Anécdota: Estaban dos directores de proyecto de una aseguradora, uno le pregunta otro “-¿Cuál es el alcance de tu proyecto?” y el otro le responde ”-todos los ajustadores de seguros”. jajaja ¡plop!

Una de dos, o no le encuentras lo gracioso o sabes perfectamente que ese director de proyectos no tiene ni idea que es un Alcance de proyecto. Si eres de los segundos, anda y ve, pero si tampoco tienes idea de que es, mejor tómate un cafecito y aviéntate este resumen.

Yo defino el Alcance como “todo el trabajo que será necesario hacer para cubrir el objetivo del proyecto”.

Pero te he hecho un extracto del libro de PMP de Rita Mulcahy:

La gestión del alcance es el proceso de definir que trabajo se requiere y después asegurar que ese trabajo (y solo ese) sea realizado. El alcance debe definirse claramente y aprobarse formalmente antes de que se inicie el trabajo.

El alcance del producto, es otra forma de decir, "los requisitos relacionados con el producto del proyecto".

También puede definirse como los entregables del producto con sus características y funciones asociadas.

Alcance del proyecto. El alcance del proyecto es el trabajo que el proyecto hará para entregar el producto del proyecto; abarca el alcance del producto.

A continuación, se definen los procesos que se llevan a cabo en el Alcance:

Plan de Gestión del Alcance. El plan de gestión del alcance del proyecto esencialmente contiene tres partes: cómo se planificará, se ejecutará y se controlará el alcance. Define lo siguiente:

• Cómo lograr el alcance

• Qué herramientas utilizar para planificar la forma en que el proyecto cumplirá con el alcance

• Cómo crear la EDT

• Qué factores ambientales de la empresa y activos de los procesos organizacionales entran en juego

• Cómo se gestionará el alcance y se controlará el alcance de acuerdo con el plan para la dirección del proyecto

• Cómo obtener la aceptación de los entregables

Los requisitos es lo que los interesados necesitan de un proyecto a producto. Algunas técnicas que se usan en esta etapa son:

Revisión de registros históricos

·       Entrevistas

·      
Grupos Focales

·       Talleres facilitados

      Tormenta de ideas

·       Técnica de grupo nominal

·       Análisis de decisiones de múltiples criterios

·       Mapas mentales

·       Diagramas de afinidad

·       Cuestionarios y encuestas

·       Prototipos

·       Toma de decisiones de grupo

 

El proceso Definir el Alcance se preocupa principalmente de lo que está y no está incluido en el proyecto y sus entregables. El resultado principal de este proceso es el Enunciado del Alcance del proyecto y dice específicamente lo que se va a hacer en ese proyecto.

La creación de una EDT es un esfuerzo para descomponer los entregables en piezas más pequeñas llamadas paquetes de trabajo. La descomposición puede realizarse utilizando un enfoque descendente (comenzando con las piezas de alto nivel del proyecto), un enfoque ascendente (comenzando en el nivel de los paquetes de trabajo), o bien, siguiendo las pautas o plantillas de la organización y la industria.

• La EDT se crea con ayuda del equipo.

• Cada nivel de la EDT es una pieza más pequeña del nivel anterior.

• Todo el proyecto está incluido en cada uno de los niveles más altos de la EDT.

• La EDT incluye únicamente los entregables que se requieren para el proyecto.

• Los entregables no incluidos en la EDT no son parte del proyecto.

• El equipo desglosa la EDT hasta que se obtienen los paquetes de trabajo

 

La EDT es la base del proyecto. Esto significa que casi todo lo que sucede en la planificación después de la creación de la EDT está relacionado con la EDT. Por ejemplo, los costos del proyecto y el tiempo se estiman al nivel del paquete de trabajo o actividad, no sólo para el proyecto en su totalidad.

El diccionario de la EDT es una salida del proceso Crear una EDT. El diccionario de la EDT describe los hitos del cronograma, los criterios de aceptación, las duraciones, las interdependencias y otras informaciones acerca del paquete de trabajo.

El proceso Validar el Alcance, en realidad, involucra reuniones planificadas y frecuentes con el cliente o el patrocinador para obtener la aceptación formal de los entregables durante el seguimiento y control del proyecto.

Controlar el Alcance implica la medición y la evaluación de los datos sobre el desempeño del trabajo en comparación con la línea base del alcance, y la gestión de los cambios en la línea base del alcance.

Para controlar el alcance, primero necesitas tener una definición clara de lo que debería ser el alcance (la línea base del alcance del plan para la dirección del proyecto) y hacer que se complete el trabajo en el proyecto. También necesitas estar consciente de los requisitos originales registrados en la documentación de los requisitos y la matriz de rastreabilidad de requisitos (entradas para este proceso). Luego debes medir el desempeño del alcance (el trabajo completado) en comparación con la línea base del alcance para analizar las variaciones y determinar si justifican los cambios. (Los planes de gestión del alcance y de gestión de los requisitos incluyen información sobre cómo debe realizarse dicho análisis).

Queremos saber tu opinión.    

@ask4silvia

Fuente: Rita Mulcahy's PMP Exam Prep, Eighth Edition, RMC Publications, Inc,