Un vistazo al PMBOK

¡Administradores!, llegó el momento de ponernos serios, si aunque sea un poquito, y es que comenzamos una sección muy bondadosa llamada “Un vistazo al PMBOK” en la cual escribiremos y analizaremos varios de los temas que ahí se mencionan. 

¿Cómo? ¿Que no saben qué es el PMBOK? ¿Qué con qué se come?   OK OK, empecemos por ahí…

¿Qué es el PMBOK Guide?

Significa “Guide to the Project Management Body of Knowledge” y es la publicación  insignia sobre la que se basa el PMI (Project Management Institute) para brindar un recurso a la Dirección de Proyectos en cualquier industria. Su objetivo es ofrecer los fundamentos, herramientas y técnicas para que se pueda tener un impacto considerable en el éxito de un proyecto, es decir, es generalmente reconocido como “buenas prácticas”.

Tiene 6 ediciones, la última fue lanzada en septiembre 2017. Y a partir del 26 de marzo del 2018 el examen para certificación PMP ya se basa en esta edición.

¿Qué encontrarán ahí?

La Guía se compone de 5 Grupos de Procesos, 10 áreas de conocimiento y 49 procesos en total. A diferencia de las anteriores ediciones, se encuentra complementada con información sobre prácticas Ágiles debido al hecho de que en cada vez más proyectos se hacen uso de marcos de referencia ágiles.

Además de la explicación de cada uno de los procesos, encontrarán la definición de conceptos de Dirección de Proyectos, las relaciones entre ellos, el detalle de las entradas y salidas de cada proceso, herramientas, técnicas y posibles entregables.

Está traducido en 11 idiomas (árabe, chino, francés, alemán, hindú, italiano, japonés, coreano, portugués, ruso y español).

¿Cómo leerlo?

La mejor forma de comprenderlo es visualizándolo en un cuadro en donde se definen 5 columnas que equivalen a los grupos de proceso y 10 filas referentes a las áreas de conocimiento.

Un proceso es un conjunto de acciones y actividades relacionadas entre sí, que se realizan para crear un producto, resultado o servicio predefinido. [i]

Los procesos de la dirección de proyectos se agrupan en cinco categorías conocidas como Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos (o Grupos de Procesos): Inicio, Planificación, Ejecución, Monitoreo y Control, Cierre.

Un Área de Conocimiento representa un conjunto completo de conceptos, términos y actividades que conforman un ámbito profesional, un ámbito de la dirección de proyectos o un área de especialización.

Las Áreas de Conocimiento son: Gestión de la Integración del Proyecto, Gestión del Alcance del Proyecto, Gestión del Cronograma del Proyecto, Gestión de los Costos del Proyecto, Gestión de la Calidad del Proyecto, Gestión de los Recursos del Proyecto, Gestión de las Comunicaciones del Proyecto, Gestión de los Riesgos del Proyecto, Gestión de las Adquisiciones del Proyecto y Gestión de los Interesados del Proyecto. [ii]

La consulta completa de los 49 procesos se puede ver en la siguiente imagen.

Estaremos escribiendo y comentando todos estos procesos y definiciones del PMBOK a lo largo de nuestros temas de esta sección (claro a nuestra manera 😉).

No se olviden de seguirnos, y enviarnos sus preguntas comentarios en este blog y en nuestras redes sociales. @dpyaprende

             @ask4silvia

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[i] PMBOK Guide5th Edition página 47

[ii] PMBOK Guide5th Edition página 60

Películas que nos dejan grandes lecciones..

Ya estamos de vuelta con una publicación más de nuestra ya gustada sección 

Los 5+ 

en esta ocasión les presentamos cinco películas que nos dan lecciones de liderazgo y trabajo en equipo, para ya no hacerlo más largo iniciemos con la cuenta regresiva:

5.- EL LOBO DE WALL STREET

Obvio que esta película no se podía quedar fuera, pues a pesar de la historia  de fraude que fue, es un ejemplo claro de cómo un líder puede influenciar en las personas que se encuentran a su alrededor y como ese impacto trasciende más allá de lo laboral. El personaje de Jordan Belfort (interpretado por el guapísimo Leonardo Di Caprio) nos da lecciones de liderazgo en reiteradas ocasiones, desde cómo motiva a sus empleados haciéndoles creer que son los mejores e indispensables para que vendan todo hasta como les contagia la pasión y les hace visualizar como podría ser su vida si hacen bien su trabajo. Nuestro personaje aprende del fracaso, y nos muestra que con pequeñas victorias se gana la guerra, y como utiliza los recursos con los que cuenta.

De esta película solo tomen el liderazgo, no el sexo sin control, las drogas y la estafa, eso no, solo sean buenos líderes.


4.- LA GRAN ESTAFA

Dejando aparte lo divertida que es y los actores, vemos una combinación de estrategias. El robo de los casinos es el resultado de la organización y simulación de ladrones profesionales.

Cada persona tiene un rol definido, todos saben perfectamente lo que tiene que hacer (algo muy diferente de lo que hacemos en proyectos en los que el mismo recurso desarrolla, válida y en ocasiones se autoriza a si mismo). El resultado de todas esas tareas bien definidas es el éxito de su proyecto.

Un aspecto importante es que las tareas y actividades son descompuestas, es decir de una actividad grande se divide en pequeñas tareas que hacen posible y más fácil dar avance con el objetivo.

3.- GLADIADOR

Esta película además de ser un clásico nos da una lección clara de liderazgo, trabajo en equipo y estrategia, y es que ¿Cómo le hace?, si cómo le hace para lograr vencer a pesar de las adversidades. Apoco ya se les olvido la clásica escena en la que Máximo (cuando ya es esclavo) se encuentra en la arena, y ejerce su liderazgo aprovechando los conocimientos en el campo de batalla que tiene, la capacidad de reaccionar ante la situación son características fundamentales para salir victorioso en esa lucha. Que tal las frases con las que motiva a sus compañeros de lucha.

“Imagina dónde estarás y así va a ser”. “Lo que hacen en vida, resuena en la eternidad”. “Lo que venga, podremos superarlo si permanecemos juntos” y así podría seguir listando mis frases favoritas, pero naaa.. Véanla mejor.

2.- APOLO 13

No somos muy fans de esas películas en dónde los gringos salvan al mundo siempre, sin embargo, nuestro segundo lugar es de esas películas que vale la pena disfrutar, porque ésta si es basada en un caso real.

En nuestra visión, vale la pena enfatizar las acciones de líder que el personaje de Jim Lovell realiza al hacer frente a los problemas. Él ante el riesgo decide aceptarlo y forma un plan de acción. Es una película en la que se ve cómo se puede actuar ante los momentos críticos, basado claro en conocimiento. Mejor véanla

1.- INVICTUS

Esta historia nos cuenta sobre el liderazgo de Nelson Mandela (Morgan Freeman) y el capitán del equipo de rugby (Matt Damon). Por un lado el personaje de Nelson siempre muestra empatía y humildad al dirigirse con las demás personas (cualidades que todos debiéramos tener, pero sobre todo los lideres) muestra afinidad con ellos y siempre intenta hacerlos sentir seguros, sabe perfectamente el nombre de las personas con las que está tratando y sobre todo el rol que desempeña y la forma en que puede afectar si no participan, (justo lo que le falta a algunos jefes que no saben ni que hace su equipo de trabajo o cual es el impacto que tienen sus actividades). 

“¿Cómo logras inspirar a tu equipo para dar lo mejor?” ésta pregunta se la realiza Nelson Mandela al capitán del equipo de rugby, una pregunta que en definitiva debemos de realizarnos todos, recuerda que el liderazgo no siempre viene de arriba hacia abajo.

Como podrás darte cuenta el tema principal en estas películas que hemos seleccionado son el liderazgo y el trabajo en equipo. Seguro que has visto por lo menos una de ellas. 

Definitivamente cada una de estas películas merece tener su propia mención e identificar los tipos de liderazgo ejercido, seguramente muy pronto lo realizaremos.

Te invito a que las veas, nos compartas tus comentarios y nos digas que otra película nos recomiendas.

Nos leemos en la próxima publicación, y no olvides seguirnos en twitter @dpyaprende.

@gabySosvil / @ask4silvia

Preguntas que todo negocio basado en proyecto debe plantearse

Hola de nuevo Administradores, hoy estrenamos la sección Los 5 +, esta sección está basada en presentar una lista de los 5 principales puntos sobre diversos temas relacionados con la Dirección de Proyectos. 

En esta ocasión les presentamos un artículo de la revista digital “PM Today” en donde nos indica cuales son las preguntas que todo negocio se debe responder para lograr la excelencia del proyecto, comenzamos con la cuenta regresiva:

5. ¿Qué proyecto será el más exitoso y rentable?

Lo que el artículo recomienda es acceder a los datos históricos del negocio para crear una imagen de los proyectos más rentables para que pueda concentrar sus esfuerzos en un trabajo más lucrativo, ahorrando tiempo y recursos al invertir directamente en proyectos que se sabe que serán rentables.

4. ¿Qué tarifas se deben cobrar?

Es verdad que al aumentar la competencia se tiene una gran presión por aumentar los costos y tener una mejor ganancia si somos los generadores de un producto. El riesgo es que con costos elevados nuestros clientes pueden irse con la competencia y en caso contrario quizá tendríamos pérdidas. Lo que recomienda la revista es tener una VISIBILIDAD completa de los costos, el rendimiento, los riesgos / oportunidades históricos del proyecto para poder establecer tarifas precisas, sostenibles y rentables, es decir, no perder de vista un panorama completo del costo beneficio para saber cuánto cobrar.

3. ¿Cómo saber dónde está mi dinero en el proyecto?

Tener un conocimiento claro desde la facturación  hasta la cobranza de efectivo juega un papel importante en la salud financiera del negocio. Es por ello que llevar un proceso estructurado aumentará la facilidad y eficiencia de los costos.

2. ¿Cómo podemos hacer más con menos?

Encontrar formas de crear eficiencias en toda la operación aporta productividad y rentabilidad.  Una investigación del “Professional Services Maturity Benchmark” indica que el crecimiento de la productividad en 2017 se debe al uso efectivo de la tecnología, es decir, la clave para tener más productividad en los proyectos NO es trabajar más horas sino automatizar la mayor parte de los procesos y reducir tareas administrativas.

1. ¿El  proyecto será suficientemente rentable?

Existen tres elementos para verificar antes de considerar un proyecto:

a.     Revisar si los recursos de los empleados se utilizan correctamente.

b.    Saber cuál es el nivel de riesgo del proyecto.

c.   Tener un adecuado orden en los PROCESOS y tener las herramientas adecuadas para la toma de decisiones precisas.

Consulta el artículo original en @ProjectMToday

Para dudas o aportaciones, no se olviden de escribirnos a dirigeplaneayaprende@gmail.com 

Síganos en Twitter @dpyaprende

¿Por qué nadie quiere a los PM?

Sin duda alguna ésta es la pregunta del millón, y es que si le preguntas a la mayoría de tus compañeros de trabajo que tienen relación con un PM te dirán uno y sin fin comentarios de porque no los quieren. Pero no te preocupes no te voy a poner a preguntarle nada a nadie, eso ya lo hice por ti y checa lo que me dijeron:

• No se sabe cuál es su función en el proyecto además de que carecen de autoridad y conocimiento. No aportan ningún beneficio al proyecto.
• Siento que me vigilan, no me gusta que me digan que debo de hacer.
• No tienen el contexto correcto del proyecto, desconocen el esfuerzo real que se debe realizar.

¿Pero quién respondió eso?

Si eres PM, líder de proyecto, jefe, o tienes un puesto similar y acabas de leer las respuestas, seguramente estas convenciéndote a ti mismo y a tu ego, que de ti nadie respondería eso, siento decepcionarte y ¿qué crees?, que sí, la realidad es esa.

¿Qué se está haciendo mal?

Lo primero que debemos saber sea cual sea el rol que desempeñas, es que un Administrador de Proyectos debe de ser el facilitador del proyecto, es decir; su función debe ser que cada uno de los miembros del equipo de trabajo, tengan las herramientas y el conocimiento necesario para que puedan realizar sus actividades de la mejor forma posible sin pretextos ni excusas.

Tuve un profesor que nos decía, que al Administrador de proyectos lo veían como la persona que iba por las tortas, el que manda las minutas o bien la persona asertiva que logró sinergia con el equipo de trabajo.

Tú decides cuál de las tres visiones estás reflejando en tus proyectos.

¿Cómo lo cambio?

Realmente no es una tarea imposible, lo que debes de hacer es involucrarte con el proyecto y el equipo, saber ¿qué?, ¿cómo? y ¿por qué? se va a realizar. La función del líder de proyecto no solo es la típica pregunta del “- ¿Cómo vas?”, “- ¿Si terminas para la fecha planeada?” o el típico “-Yo mando la minuta”.

¡Basta! eso no es ser un administrador de proyectos.

Por eso aquí te dejo algunos puntos con los que puedes iniciar, para realmente hacer funciones de un administrador de proyectos.  

1. Al inicio de cada proyecto realiza una reunión con el equipo de trabajo y con los involucrados.
2. Genera y prioriza los requerimientos en conjunto con los expertos del equipo.
3. Planea en base los tiempos promedio, puedes basarte en proyectos anteriores.
4. Toma en cuenta las lecciones aprendidas de otros proyectos y si no las tienes ¿qué esperas? es buen momento para comenzar a realizarlas.
5. Sé claro con los objetivos a cumplir, deja las ambigüedades y no obvies nada.
6. Forma parte del equipo de trabajo, no eres un ente extraño ni ajeno a ellos.
7. Ten una comunicación asertiva con todos los involucrados del proyecto. 
8. Identifica los riesgos y crea un plan de mitigación.
9. Comunica efectivamente, no le des tantas vueltas ni los marees con tanto choro, se claro y punto.
10. Expresa que expectativas tienes y que resultados se esperan de cada miembro del equipo de trabajo. 

Ves cómo ser Administrador de proyectos no solo es tomar minutas ni preguntar cómo vas, así que no esperes más y ve a cambiar el mundo, o al menos ten proyectos exitosos.

@gabySosvil