Administradores, ¿Les
ha pasado que están entusiasmados o apurados porque tienen enfrente un proyecto
bueno o que necesita sacarse con rapidez y está su mente a todo lo que da para
que salga perfecto y planean, convocan, analizan, detallan pero… tienen enfrente
a un equipo desinteresado, disperso, cansado, ojeroso y sin ilusiones?
Bueno, eso pasa más
de lo que se imaginan en la dirección de proyectos y no solo es el equipo, también
los usuarios, los jefes, proveedores y demás involucrados. Aquí van algunos
tips que nos han dejado otros Administradores de proyectos para levantarles el
ánimo, digo para convencerles de hacer el proyecto:
PREDICA CON EL EJEMPLO
Si llegan tarde, no asisten a las
reuniones, hacen los documentos medio entendibles o invierten más tiempo en
otras actividades y se les va la vida en solo delegar, pues ¿cómo quieren que
responda su equipo o los demás stakeholders si ustedes mismos no dan el
ejemplo? Analicemos primero nuestras acciones para después corregir el trabajo
de los demás.
NO JUZGUEZ - NO
CRITIQUES
Un colaborador nos indicó: “-Le dije una vez a mi Director de Proyecto que
estaría bien implementar diversas técnicas para estimación de tiempos y
documentos para llevar un mejor control del avance, pero él inmediatamente me
dijo que en su proyecto nadie le iba a decir cómo hacer las cosas, entonces
deje de opinar y contribuir con propuestas”.
Ojo, es importante que se analice
cada propuesta y contribución antes de aceptarla o denegarla, pero jamás
juzgarla.
¡AH SI EL OBJETIVO ERA...!
Me comentó un colaborador de
Contabilidad que en un proyecto que tenía sobre automatización de pago de
impuestos, los involucrados en el proyecto tenían diferencias sobre lo que se
tenía que hacer y entregaron un producto el cual no resolvía la automatización y
añadía más actividades manuales, es decir, perdieron de vista el objetivo
principal.
Un tip que les doy es que en cada
junta que convoquen tengan un objetivo y una lista de puntos a tratar, envíen
por correo previamente el objetivo y los temas. Durante la junta enfóquense en
cubrirlos y no olviden la minuta.
NUNCA MÍO, SIEMPRE NUESTRO
La gente involucrada en el
proyecto necesita sentirse parte de él, empieza a usar frases como “nuestro objetivo es”, “para que nuestro proyecto avance”, “todo nuestro trabajo debe ser”, verán la
diferencia.
YO GANO, TÚ GANAS, ÉL GANA…
Aquí es cuando viene la frase “nadie da nada sin recibir algo a cambio”,
¿por qué? Porque simplemente los miembros del equipo requieren saber si al
término del proyecto tendrán un beneficio (automatización, ahorro en tiempo y/o
dinero, experiencia, dinero, ascenso, reconocimientos, etc).
Hablen con cada uno de los
stakeholders y definan cual es el beneficio del proyecto para cada uno, sean
claros y sin prometer cuestiones que no se puedan cumplir. Sabiendo esto, se sentirán
más comprometidos con el proyecto.
¿Qué otro tip o experiencia nos
pueden compartir ustedes para convencer al equipo de hacer el proyecto?
Escríbenos a @dpyaprende
@ask4silvia
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