Cómo Inicio

PARTE I

Y aquí damos inicio oficialmente con ésta una de las primeras entregas que nos llevará de la mano con el PMBOK para que podamos tener proyectos éxitos. 

A qué me refiero con tener proyectos éxitos:

• En primer lugar satisfacer las necesidades y/o requerimientos de nuestro cliente y/o usuario. 
• Identificar a todos los interesados en el proyecto.
• Cubrir el alcance estipulado (tiempo, costo y calidad) al inicio del proyecto.
• Tener una buena comunicación con los involucrados del proyecto.
• Prevenir riesgos en lugar de solucionar errores o imprevistos

Para poder cumplir con estos puntos es necesario que sepamos cómo dar inicio en este basto y hermoso mundo de la dirección de proyectos y para ello es necesario que nos queden claros algunos conceptos, porque por básicos que parezcan la comprensión de éstos puede marcar la diferencia en el resultado.

¿Qué es la dirección de proyectos? Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo (Término del Glosario del Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017).

¿Qué es un proyecto?

Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

¿Qué es un proceso?

Es efectuar permanentemente actividades que generan un mismo producto o proveen un servicio repetitivo.

Por ejemplo; la construcción de una aplicación web que tiene como objetivo llevar la administración del inventario de una bodega es un proyecto, puesto que tiene un objetivo a cumplir y el desarrollo de la misma debe de tener una fecha de entrega, sin embargo; cuando ésta aplicación web ya se encuentra productiva y se requiere dar un tipo de soporte a los usuarios finales se convierte en un proceso que se llevará a cabo durante el ciclo de vida de un proyecto.

¿Qué es el ciclo de vida de un proyecto?

Son las fases por las cuales un proyecto da inicio hasta su fin. Por ejemplo en un proyecto de software las fases son análisis, diseño, desarrollo, pruebas e implementación.

¿Qué es el ciclo de vida de un producto?

El ciclo de vida de un producto es desde que se tiene la idea de la creación del producto, la realización del mismo y su retiro del mercado.

Ahora sí,  ya tenemos los conceptos básicos lo siguiente que debemos de saber es que existen 5 grupos de procesos y 10 áreas de conocimiento, los cuales puedes consultar en otra de nuestras publicaciones.

http://dirigeplaneayaprende.blogspot.com/2018/10/un-vistazo-al-pmbok.html 

Espero que esta información sea de gran ayuda para ustedes, recuerden seguirnos en nuestras redes sociales, nos leemos en la próxima entrega.

Recuerden administradores de proyectos no están solos, aquí estamos para apoyarles en sus dudas, compartir comentarios y experiencias, no olviden dejarnos sus sugerencias. 

@gabySosvil

Ya soy Líder ¿qué sigue?

Inauguramos esta nueva sección en donde tendremos la colaboración de quienes ya han estado a cargo de proyectos, algunos con más experiencia que otros, nos compartirán su conocimiento, experiencia y anécdotas. Nuestra amiga Adriana Mirón subgerente de Inteligencia de Mercados en Telmex nos da un espacio para ver como le ha ido en estos dos años y que peripecias ha tenido que hacer para convertirse en una buena directora de proyectos.

A cargo de un proyecto grande fue…

“Ya van a hacer dos años, me dejaron a cargo de un equipo y ellos también llevan proyectos que yo coordino. Atendemos el mercado residencial, pyme y empresarial.”

 ¿Cuándo te dijeron que ibas a administrar estos proyectos y gente que fue lo primero que cruzó por tu mente?

“Primero me emocioné y después dije ¡qué gran responsabilidad! porque tienes que guiar a esas personas y para que termine bien tengo que ser administrada en tiempo, recurso, tareas, etc. Me daba miedo el manejo de personal porque decía ¿Cómo pongo un orden?

No sabía administrar, lo fui aprendiendo con el paso del tiempo y a saber en qué momento poner un alto. Empecé creando estatus semanal para ver el avance y qué están haciendo. Ahorita ya se bien lo que hacen y en qué parte va el proyecto, pero al inicio tuve que poner orden y revisar el estatus casi diario.”

 ¿Qué fue lo más difícil?

“En mi caso fue la gente, me tocó la fortuna de tener dos personas que tienen mucha experiencia y que esa gente me hiciera caso porque yo era nueva en la empresa, era como ¿tú que me vas a decir a mí que llevo mucho tiempo?, pero todo bien con ellos, un chico si fue el más conflictivo.”

 ¿Qué hiciste para cambiarlo?

“Platicando mucho y estar al pendiente de ellos, traté de no pelear, pero dejarles ver que yo era la autoridad.

Soy muy libre en mi estilo, si cumplen lo que tienen que hacer en tiempo y forma, conmigo no tienen problema. Permisos, salidas, respeto y apoyo a nivel personal les doy.”

 

¿Te ha dado resultados?

“Hay personas que tienden a abusar. Hoy por hoy no tengo que estar detrás de ellos, los escucho en sus propuestas, me escuchan y sé que trabajan bien, les doy el PODER Y LA CONFIANZA, sé que me buscan cuando tienen un problema y necesitan apoyo para escalarlo.

Alguna vez mi jefa actual me dijo "para ser un buen líder hay que ser una buena persona" independientemente para el área en la que te desarrolles, ella es coordinadora para inteligencia de mercados de Telmex, es la mera mera. Eso me ha funcionado porque no soy un capataz y me han dicho mis chicos que les doy libertad y están muy a gusto.

Otra jefa me dijo que entre más independientes sean los colaboradores, más tiempo tiene para dedicarle a otras cosas del proyecto.”

 La anécdota

“Un chico que despedí y que no quería hacer las cosas, porque él pensaba que mi puesto debería ser para él, bueno, pues era grosero, no atendía lo que le pedía y un día me enteré que él nunca llegó a una reunión con un proveedor, lo encaré y en vez de yo ser más inteligente emocionalmente pues empezamos a los gritos enfrente de mucha gente, le pedí que no me viera la cara de tonta y desafortunadamente quien pierde es uno como jefe y líder porque se pierde cierta imagen y poder ante los demás. Moraleja: todo en privado, mídanse.”

 Consejo para los nuevos administradores de proyecto:

“Necesitas ser muy ordenado, debes dar confianza a tu equipo porque si no lo haces, seguirás operando en vez de ser estratégico. La gente que realmente TRABAJA no necesitas estar detrás de ella.”

Herramienta:

“Los calendarios”

 ¿Qué sigue?

“Quiero seguir aprendiendo, estoy a gusto, mi jefa me da poder y yo se lo doy a mis colaboradores.”

¿Quién es Adriana?
Es subgerente de Inteligencia de Mercados en Telmex
La encuentras en Twitter como @AdMiiron

¿Cómo convencer a tu equipo de hacer el proyecto?

Administradores, ¿Les ha pasado que están entusiasmados o apurados porque tienen enfrente un proyecto bueno o que necesita sacarse con rapidez y está su mente a todo lo que da para que salga perfecto y planean, convocan, analizan, detallan pero… tienen enfrente a un equipo desinteresado, disperso, cansado, ojeroso y sin  ilusiones?

Bueno, eso pasa más de lo que se imaginan en la dirección de proyectos y no solo es el equipo, también los usuarios, los jefes, proveedores y demás involucrados. Aquí van algunos tips que nos han dejado otros Administradores de proyectos para levantarles el ánimo, digo para convencerles de hacer el proyecto: 

PREDICA CON EL EJEMPLO

Si llegan tarde, no asisten a las reuniones, hacen los documentos medio entendibles o invierten más tiempo en otras actividades y se les va la vida en solo delegar, pues ¿cómo quieren que responda su equipo o los demás stakeholders si ustedes mismos no dan el ejemplo? Analicemos primero nuestras acciones para después corregir el trabajo de los demás.

NO JUZGUEZ  - NO CRITIQUES

Un colaborador nos indicó: “-Le dije una vez a mi Director de Proyecto que estaría bien implementar diversas técnicas para estimación de tiempos y documentos para llevar un mejor control del avance, pero él inmediatamente me dijo que en su proyecto nadie le iba a decir cómo hacer las cosas, entonces deje de opinar y contribuir con propuestas”.

Ojo, es importante que se analice cada propuesta y contribución antes de aceptarla o denegarla, pero jamás juzgarla.

¡AH SI EL OBJETIVO ERA...!

Me comentó un colaborador de Contabilidad que en un proyecto que tenía sobre automatización de pago de impuestos, los involucrados en el proyecto tenían diferencias sobre lo que se tenía que hacer y entregaron un producto el cual no resolvía la automatización y añadía más actividades manuales, es decir, perdieron de vista el objetivo principal.

Un tip que les doy es que en cada junta que convoquen tengan un objetivo y una lista de puntos a tratar, envíen por correo previamente el objetivo y los temas. Durante la junta enfóquense en cubrirlos y no olviden la minuta.

NUNCA MÍO, SIEMPRE NUESTRO

La gente involucrada en el proyecto necesita sentirse parte de él, empieza a usar frases como “nuestro objetivo es”, “para que nuestro proyecto avance”, “todo nuestro trabajo debe ser”, verán la diferencia.

YO GANO, TÚ GANAS, ÉL GANA…

Aquí es cuando viene la frase “nadie da nada sin recibir algo a cambio”, ¿por qué? Porque simplemente los miembros del equipo requieren saber si al término del proyecto tendrán un beneficio (automatización, ahorro en tiempo y/o dinero, experiencia, dinero, ascenso, reconocimientos, etc).

Hablen con cada uno de los stakeholders y definan cual es el beneficio del proyecto para cada uno, sean claros y sin prometer cuestiones que no se puedan cumplir. Sabiendo esto, se sentirán más comprometidos con el proyecto.

¿Qué otro tip o experiencia nos pueden compartir ustedes para convencer al equipo de hacer el proyecto?

Escríbenos a @dpyaprende

@ask4silvia

Un vistazo al PMBOK - Gestión de los Interesados (STAKEHOLDERS)

Stakeholder. ¿Y eso con que se come? La respuesta es que no se come, se comprende y se gestiona. A continuación te explico cómo. Lo primero que debes de saber de la gestión de los interesados es que es un área de conocimiento que tiene presencia en cuatro grupos de procesos.

Los stakeholder o mejor dicho los interesados son todas las personas involucradas y/o afectadas en el proyecto ya sea de forma directa o indirectamente.

¿Porque es importante gestionar a los interesados?

El administrador de proyectos debe de identificar las necesidades y expectativas de cada uno de los interesados con la finalidad de lograr su participación eficaz en las decisiones y la ejecución del proyecto.

Imagina que estas realizando un proyecto en el cual se involucran diferentes áreas de las cuales tienes dependencia de información, al no identificar a tiempo podrías tener un faltante en entregables o bien podrías dejar fuera una parte de la funcionalidad, lo que puede ocasionar que a la mitad del proyecto o bien al final el usuario final se dé cuenta del faltante y ésa sea una condicionante para finalizar el proyecto.

¿Y cómo gestiono los interesados?

Identificar a los interesados: se debe de identificar a las personas, grupos u organizaciones que podrían afectar o ser afectados por el resultado del proyecto, la salida de este punto debe de ser un listado contos todos los interesados.

Planificar la gestión de los interesados: se debe de desarrollar una estrategia para lograr un compromiso de los involucrados a lo largo del ciclo de vida del proyecto para poder mitigar algún impacto negativo.

Gestionar la participación de los interesados: tener una comunicación activa con los interesados para mantenerlos involucrados con el proyecto y mantener satisfechas sus necesidades y expectativas.

Controlar la participación de los interesados: realizar un seguimiento de los interesados nos permite ajustar las estrategias cuando sea necesario.

¿Cómo lo llevo a la práctica?

Te comparto la forma en la que yo realizo la identificación y clasificación de los interesados.

1. Identifica a los interesados
2. Clasifícalos según su impacto, poder e interés
3. Registra a los interesados

Una vez que tienes tu listado de interesados y su clasificación te será más fácil gestionarlos y satisfacer sus necesidades.

No se olviden de seguirnos, y enviarnos sus preguntas y comentarios en este blog y en nuestras redes sociales. @dpyaprende

@gabySosvil

PMBOK Guide5th Edition página 391
Pablo LLedo página 475

Un vistazo al PMBOK

¡Administradores!, llegó el momento de ponernos serios, si aunque sea un poquito, y es que comenzamos una sección muy bondadosa llamada “Un vistazo al PMBOK” en la cual escribiremos y analizaremos varios de los temas que ahí se mencionan. 

¿Cómo? ¿Que no saben qué es el PMBOK? ¿Qué con qué se come?   OK OK, empecemos por ahí…

¿Qué es el PMBOK Guide?

Significa “Guide to the Project Management Body of Knowledge” y es la publicación  insignia sobre la que se basa el PMI (Project Management Institute) para brindar un recurso a la Dirección de Proyectos en cualquier industria. Su objetivo es ofrecer los fundamentos, herramientas y técnicas para que se pueda tener un impacto considerable en el éxito de un proyecto, es decir, es generalmente reconocido como “buenas prácticas”.

Tiene 6 ediciones, la última fue lanzada en septiembre 2017. Y a partir del 26 de marzo del 2018 el examen para certificación PMP ya se basa en esta edición.

¿Qué encontrarán ahí?

La Guía se compone de 5 Grupos de Procesos, 10 áreas de conocimiento y 49 procesos en total. A diferencia de las anteriores ediciones, se encuentra complementada con información sobre prácticas Ágiles debido al hecho de que en cada vez más proyectos se hacen uso de marcos de referencia ágiles.

Además de la explicación de cada uno de los procesos, encontrarán la definición de conceptos de Dirección de Proyectos, las relaciones entre ellos, el detalle de las entradas y salidas de cada proceso, herramientas, técnicas y posibles entregables.

Está traducido en 11 idiomas (árabe, chino, francés, alemán, hindú, italiano, japonés, coreano, portugués, ruso y español).

¿Cómo leerlo?

La mejor forma de comprenderlo es visualizándolo en un cuadro en donde se definen 5 columnas que equivalen a los grupos de proceso y 10 filas referentes a las áreas de conocimiento.

Un proceso es un conjunto de acciones y actividades relacionadas entre sí, que se realizan para crear un producto, resultado o servicio predefinido. [i]

Los procesos de la dirección de proyectos se agrupan en cinco categorías conocidas como Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos (o Grupos de Procesos): Inicio, Planificación, Ejecución, Monitoreo y Control, Cierre.

Un Área de Conocimiento representa un conjunto completo de conceptos, términos y actividades que conforman un ámbito profesional, un ámbito de la dirección de proyectos o un área de especialización.

Las Áreas de Conocimiento son: Gestión de la Integración del Proyecto, Gestión del Alcance del Proyecto, Gestión del Cronograma del Proyecto, Gestión de los Costos del Proyecto, Gestión de la Calidad del Proyecto, Gestión de los Recursos del Proyecto, Gestión de las Comunicaciones del Proyecto, Gestión de los Riesgos del Proyecto, Gestión de las Adquisiciones del Proyecto y Gestión de los Interesados del Proyecto. [ii]

La consulta completa de los 49 procesos se puede ver en la siguiente imagen.

Estaremos escribiendo y comentando todos estos procesos y definiciones del PMBOK a lo largo de nuestros temas de esta sección (claro a nuestra manera 😉).

No se olviden de seguirnos, y enviarnos sus preguntas comentarios en este blog y en nuestras redes sociales. @dpyaprende

             @ask4silvia

---

[i] PMBOK Guide5th Edition página 47

[ii] PMBOK Guide5th Edition página 60

Películas que nos dejan grandes lecciones..

Ya estamos de vuelta con una publicación más de nuestra ya gustada sección 

Los 5+ 

en esta ocasión les presentamos cinco películas que nos dan lecciones de liderazgo y trabajo en equipo, para ya no hacerlo más largo iniciemos con la cuenta regresiva:

5.- EL LOBO DE WALL STREET

Obvio que esta película no se podía quedar fuera, pues a pesar de la historia  de fraude que fue, es un ejemplo claro de cómo un líder puede influenciar en las personas que se encuentran a su alrededor y como ese impacto trasciende más allá de lo laboral. El personaje de Jordan Belfort (interpretado por el guapísimo Leonardo Di Caprio) nos da lecciones de liderazgo en reiteradas ocasiones, desde cómo motiva a sus empleados haciéndoles creer que son los mejores e indispensables para que vendan todo hasta como les contagia la pasión y les hace visualizar como podría ser su vida si hacen bien su trabajo. Nuestro personaje aprende del fracaso, y nos muestra que con pequeñas victorias se gana la guerra, y como utiliza los recursos con los que cuenta.

De esta película solo tomen el liderazgo, no el sexo sin control, las drogas y la estafa, eso no, solo sean buenos líderes.


4.- LA GRAN ESTAFA

Dejando aparte lo divertida que es y los actores, vemos una combinación de estrategias. El robo de los casinos es el resultado de la organización y simulación de ladrones profesionales.

Cada persona tiene un rol definido, todos saben perfectamente lo que tiene que hacer (algo muy diferente de lo que hacemos en proyectos en los que el mismo recurso desarrolla, válida y en ocasiones se autoriza a si mismo). El resultado de todas esas tareas bien definidas es el éxito de su proyecto.

Un aspecto importante es que las tareas y actividades son descompuestas, es decir de una actividad grande se divide en pequeñas tareas que hacen posible y más fácil dar avance con el objetivo.

3.- GLADIADOR

Esta película además de ser un clásico nos da una lección clara de liderazgo, trabajo en equipo y estrategia, y es que ¿Cómo le hace?, si cómo le hace para lograr vencer a pesar de las adversidades. Apoco ya se les olvido la clásica escena en la que Máximo (cuando ya es esclavo) se encuentra en la arena, y ejerce su liderazgo aprovechando los conocimientos en el campo de batalla que tiene, la capacidad de reaccionar ante la situación son características fundamentales para salir victorioso en esa lucha. Que tal las frases con las que motiva a sus compañeros de lucha.

“Imagina dónde estarás y así va a ser”. “Lo que hacen en vida, resuena en la eternidad”. “Lo que venga, podremos superarlo si permanecemos juntos” y así podría seguir listando mis frases favoritas, pero naaa.. Véanla mejor.

2.- APOLO 13

No somos muy fans de esas películas en dónde los gringos salvan al mundo siempre, sin embargo, nuestro segundo lugar es de esas películas que vale la pena disfrutar, porque ésta si es basada en un caso real.

En nuestra visión, vale la pena enfatizar las acciones de líder que el personaje de Jim Lovell realiza al hacer frente a los problemas. Él ante el riesgo decide aceptarlo y forma un plan de acción. Es una película en la que se ve cómo se puede actuar ante los momentos críticos, basado claro en conocimiento. Mejor véanla

1.- INVICTUS

Esta historia nos cuenta sobre el liderazgo de Nelson Mandela (Morgan Freeman) y el capitán del equipo de rugby (Matt Damon). Por un lado el personaje de Nelson siempre muestra empatía y humildad al dirigirse con las demás personas (cualidades que todos debiéramos tener, pero sobre todo los lideres) muestra afinidad con ellos y siempre intenta hacerlos sentir seguros, sabe perfectamente el nombre de las personas con las que está tratando y sobre todo el rol que desempeña y la forma en que puede afectar si no participan, (justo lo que le falta a algunos jefes que no saben ni que hace su equipo de trabajo o cual es el impacto que tienen sus actividades). 

“¿Cómo logras inspirar a tu equipo para dar lo mejor?” ésta pregunta se la realiza Nelson Mandela al capitán del equipo de rugby, una pregunta que en definitiva debemos de realizarnos todos, recuerda que el liderazgo no siempre viene de arriba hacia abajo.

Como podrás darte cuenta el tema principal en estas películas que hemos seleccionado son el liderazgo y el trabajo en equipo. Seguro que has visto por lo menos una de ellas. 

Definitivamente cada una de estas películas merece tener su propia mención e identificar los tipos de liderazgo ejercido, seguramente muy pronto lo realizaremos.

Te invito a que las veas, nos compartas tus comentarios y nos digas que otra película nos recomiendas.

Nos leemos en la próxima publicación, y no olvides seguirnos en twitter @dpyaprende.

@gabySosvil / @ask4silvia

Preguntas que todo negocio basado en proyecto debe plantearse

Hola de nuevo Administradores, hoy estrenamos la sección Los 5 +, esta sección está basada en presentar una lista de los 5 principales puntos sobre diversos temas relacionados con la Dirección de Proyectos. 

En esta ocasión les presentamos un artículo de la revista digital “PM Today” en donde nos indica cuales son las preguntas que todo negocio se debe responder para lograr la excelencia del proyecto, comenzamos con la cuenta regresiva:

5. ¿Qué proyecto será el más exitoso y rentable?

Lo que el artículo recomienda es acceder a los datos históricos del negocio para crear una imagen de los proyectos más rentables para que pueda concentrar sus esfuerzos en un trabajo más lucrativo, ahorrando tiempo y recursos al invertir directamente en proyectos que se sabe que serán rentables.

4. ¿Qué tarifas se deben cobrar?

Es verdad que al aumentar la competencia se tiene una gran presión por aumentar los costos y tener una mejor ganancia si somos los generadores de un producto. El riesgo es que con costos elevados nuestros clientes pueden irse con la competencia y en caso contrario quizá tendríamos pérdidas. Lo que recomienda la revista es tener una VISIBILIDAD completa de los costos, el rendimiento, los riesgos / oportunidades históricos del proyecto para poder establecer tarifas precisas, sostenibles y rentables, es decir, no perder de vista un panorama completo del costo beneficio para saber cuánto cobrar.

3. ¿Cómo saber dónde está mi dinero en el proyecto?

Tener un conocimiento claro desde la facturación  hasta la cobranza de efectivo juega un papel importante en la salud financiera del negocio. Es por ello que llevar un proceso estructurado aumentará la facilidad y eficiencia de los costos.

2. ¿Cómo podemos hacer más con menos?

Encontrar formas de crear eficiencias en toda la operación aporta productividad y rentabilidad.  Una investigación del “Professional Services Maturity Benchmark” indica que el crecimiento de la productividad en 2017 se debe al uso efectivo de la tecnología, es decir, la clave para tener más productividad en los proyectos NO es trabajar más horas sino automatizar la mayor parte de los procesos y reducir tareas administrativas.

1. ¿El  proyecto será suficientemente rentable?

Existen tres elementos para verificar antes de considerar un proyecto:

a.     Revisar si los recursos de los empleados se utilizan correctamente.

b.    Saber cuál es el nivel de riesgo del proyecto.

c.   Tener un adecuado orden en los PROCESOS y tener las herramientas adecuadas para la toma de decisiones precisas.

Consulta el artículo original en @ProjectMToday

Para dudas o aportaciones, no se olviden de escribirnos a dirigeplaneayaprende@gmail.com 

Síganos en Twitter @dpyaprende